På vegne av CEPI er vi på utkikk etter en administrativ koordinator til et vikariat på 5 måneder fra april til august.
I denne rollen vil du jobbe tett med lederen for Standards & Assays. Samtidig vil du bistå teamet med administrasjons- og koordineringsstøtte til forsknings- og utviklingsavdelingen. Dette innebærer hovedsakelig å støtte teamet med koordinering av møter sammen med den daglige kontordriften, samt å utvikle verktøy for å forbedre effektiviteten.
Ansvar/arbeidsoppgaver:
* Gi administrativ støtte til FoU-teamet. Dette vil omfatte å gi dagbokstøtte når det er nødvendig; sette opp virtuelle møter og konferanser, administrere møteroms bestillinger; tar referater i teammøter.
* Kommunisere med eksterne interessenter som søkere til CEPIs Centralized Labs Sample Analysis, FoU-henvendelser i CEPI-postkassen osv.
* Støtt teamet til sentraliserte laboratorier;
* Administrer søknadsskjema for prøveanalyse fra vaksineutviklere
* Kontakt laboratoriene for å vurdere kapasiteten til å motta prøver
* Opprett forbindelse mellom vaksineutvikler og det tildelte laboratoriet
* Spor prøvesending og analyser fremdriften
* Arbeid tett med kolleger i alle de tre CEPI-kontorene (Oslo, London og Washington, DC) for å forbedre administrative prosesser i hele organisasjonen
* Støtt onboarding prosessen av ny ansatte-
* Støtte FoU-teamet om administrative aspekter som; logge nye kontakter, organisasjoner og arrangementer i salesforce.
* Gi feriedekning og ytterligere støtte til den administrative koordinatoren i London
* Koordinere logistikken for store teamarrangementer / møter, inkludert bestilling av arenaer, arrangering av servering, koordinering av reiser, formatering av dokumenter og annen støtte som kreves for teamet.
Personlige egenskaper:
* Utmerkede skriftlige og verbale kommunikasjonsevner
* Evne til å koordinere og prioritere konkurrerende oppgaver og handlinger
* Fleksibel og kan ta initiativ, men aksepterer også veiledning og søker veiledning når det er nødvendig
* God dømmekraft og har evnen til å håndtere konfidensiell informasjon med skjønn
* IT-ferdigheter er en fordel
* Vaksinevitenskapelig kunnskap er en fordel, men er ikke et krav
Krav til utdanning og erfaring
* Bachelorgrad eller tilsvarende utdannings- og erfaringsnivå
* Erfaring med support og administrativ støtte for flere ulike avdelinger
* Dyktig i Microsoft Office, Excel og IT-systemer
Kelly Services fungerer som bemanningsselskap i forbindelse med denne stillingen. Hvis du velger å søke, vil opplysningene dine behandles i samsvar med Kellys personvernerklæring.
Vi er som oppdragsgiver opptatt av mangfold og like muligheter og oppfordrer derfor alle kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av rase, kjønn, funksjonsevne, religion/tro, seksuell orientering og alder.
------------------------------
Kelly Services are acting as an Employment Business in relation to this role. Should you choose to apply, your information will be processed in accordance with Kelly's Privacy Statement.
As an Equal Opportunities employer, we welcome applications from all suitably qualified persons regardless of their race, sex, disability, religion/belief, sexual orientation or age.
